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CHAPITRE VIII LES REMBOURSEMENTS DE FRAIS
En plus des indemnités de fonction, la loi a prévu d’accorder aux élus locaux le remboursement de certaines dépenses particulières. Ces remboursements de frais sont limités par les textes à 7 cas précis : • le remboursement des frais nécessités par l’exécution d’un mandat spécial, ou frais de mission, • le remboursement des frais de déplacement des membres du conseil municipal, • le remboursement des frais de déplacement des membres des conseils ou comités d’EPCI, • le remboursement des frais d’aide à la personne des élus municipaux et intercommunaux, • le remboursement des frais exceptionnels d’aide et de secours engagés personnellement par les élus, • l’octroi de frais de représentation aux maires, • le remboursement des frais de déplacement des élus départementaux et régionaux. Les assemblées locales ne peuvent légalement prévoir le remboursement d’autres dépenses. Dans tous les cas, les remboursements de frais sont subordonnés à la production des justificatifs des dépenses réellement engagées. 1 - FRAIS D’EXECUTION D’UN MANDAT SPECIAL OU FRAIS DE MISSION - Le remboursement des frais que nécessite l’exécution des mandats spéciaux s’applique à tous les élus communaux, départementaux ou régionaux ainsi qu’aux membres des conseils de communauté urbaine, de communauté d’agglomération et de communauté de communes. Ces dispositions concernent également les membres des organes délibérants des syndicats de communes et des syndicats mixtes. - Pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission, l’intéressé doit agir au titre d’un mandat spécial, c’est-à-dire d’une mission accomplie, en matière municipale par exemple, dans l’intérêt de la commune, par un membre du conseil municipal et avec l’autorisation de celui-ci. La notion de mandat spécial exclut toutes les activités courantes de l’élu et doit correspondre à une opération déterminée, de façon précise, quant à son objet (organisation d’une manifestation - festival, exposition, lancement d’une opération nouvelle, etc.), et limitée dans sa durée. Le mandat spécial doit entraîner des déplacements inhabituels et indispensables. Un élu ne peut ainsi prétendre au remboursement de ses frais de déplacement pour se rendre à la préfecture ou à la sous-préfecture par exemple dans le cas d’un mandat spécial. Par ailleurs, dans la mesure où il entraîne une dépense, le mandat spécial doit être conféré à l’élu par une délibération du conseil, cette délibération pouvant être postérieure à l’exécution de la mission en cas d’urgence. - Une fois ces conditions réunies, les intéressés ont un véritable droit au remboursement des frais exposés dans le cadre de leur mission : frais de séjour, frais de transport et frais d’aide à la personne. - Les frais de séjour (hébergement et restauration) sont remboursés forfaitairement en vertu de l’article R.2123-22-1 du CGCT( qui devra être modifié prochainement pour faire référence au nouveau décret de juillet 2006 et non plus à celui de 1990 ). • Le remboursement forfaitaire s’effectue dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l’Etat, selon les modalités du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (art 3). Le montant de l’indemnité journalière (75,25 €) comprend l’indemnité de nuitée (60 €) ainsi que l’indemnité de repas (15,25 €), en application d’un arrêté du 3 juillet 2006. - Les dépenses de transport sont remboursées sur présentation d’un état de frais auquel l’élu joint les factures qu’il a acquittées et précise notamment son identité, son itinéraire ainsi que les dates de départ et de retour. Toutefois, en raison de la complexité d’établir un état des frais réels, le ministère de l’Intérieur accepte que ces dépenses donnent également lieu à un remboursement forfaitaire, et ce dans les conditions prévues par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (art 10) et un arrêté du 3 juillet 2006. Tous les autres frais des élus à l’occasion d’un mandat spécial peuvent également donner lieu à remboursement, dès lors qu’ils apparaissent comme nécessaires au bon accomplissement du mandat, et qu’il peut en être justifié. - Les frais d’aide à la personne comprennent les frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile. Leur remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum de croissance8. 2 - FRAIS DE DEPLACEMENT DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL Les membres du conseil municipal peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent la commune, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci. La prise en charge de ces frais est assurée dans les mêmes conditions que pour les frais de mission. Les élus en situation de handicap peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions ayant lieu sur et hors du territoire de la commune. 8 8,44 € au 1er juillet 2007 Le décret d’application n° 2005-235 du 14 mars 2005 relatif au remboursement des frais engagés par les élus précise que la prise en charge de ces frais spécifiques s’effectue sur présentation d’un état de frais et dans la limite, par mois, du montant de la fraction représentative des frais d’emploi, définie à l’article 204-0 bis du Code général des impôts. Le remboursement de ces frais est cumulable avec les remboursements des frais de mission et des frais de transport et de séjour. 3 - FRAIS D’AIDE A LA PERSONNE DES ELUS MUNICIPAUX ET INTERCOMMUNAUX Les conseillers municipaux qui ne perçoivent pas d’indemnités de fonction peuvent bénéficier d’un remboursement par la commune, sur présentation d’un état de frais et après délibération du conseil municipal, des frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile qu’ils ont engagés en raison de leur participation à des réunions communales et intercommunales. Ces dispositions sont applicables aux membres des conseils de communauté urbaine et de communauté d’agglomération qui ne perçoivent pas d’indemnités de fonction. Les membres des conseils de communauté de communes sont exclus de ce dispositif. Les maires et les seuls adjoints des communes de plus de 20 000 habitants ayant interrompu leur activité professionnelle pour exercer leur mandat et qui utilisent le chèque-emploi-service-universel prévu par l’article L. 129-5 du Code du travail pour assurer la rémunération des salariés chargés soit de la garde des enfants, soit de l’assistance aux personnes âgées ou handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile en application de l’article L. 129-1 du Code du travail peuvent se voir accorder par délibération du conseil municipal une aide financière dans des conditions fixées par le décret n°2007-808 du 11 mai 2007. Le bénéfice de cette aide financière n’est pas cumulable avec le remboursement des frais d’aide à la personne attribués dans le cadre d’un mandat spécial. Ces dispositions sont applicables aux présidents d’EPCI et aux seuls vice-présidents d’EPCI de plus de 20000 habitants. 4 - FRAIS DE DEPLACEMENT DES MEMBRES DES CONSEILS OU COMITES D’EPCI Depuis la loi du 12 juillet 1999 relative au renforcement et à la simplification de la coopération intercommunale, les membres des conseils ou comités de certains établissements publics de coopération intercommunale peuvent, sous certaines conditions, être remboursés des frais de déplacement occasionnés lors de réunions se déroulant dans une commune autre que la leur. Cette possibilité est offerte aux membres des conseils ou comités qui ne bénéficient pas d’indemnité au titre des fonctions qu’ils exercent au sein: - d’un syndicat de communes, - d’une communauté de communes, - d’une communauté urbaine. - d’une communauté d’agglomération, - d’une communauté ou d’un syndicat d’agglomération nouvelle. Ces bénéficiaires peuvent être remboursés des frais de déplacement engagés à l’occasion des réunions : - de ces conseils ou comités, - du bureau, - des commissions instituées par délibération dont ils sont membres, - des comités consultatifs prévus par l’article L.5211-49-1 du CGCT, - des organes délibérants ou des bureaux des organismes où ils représentent leur établissement. 5 - FRAIS EXCEPTIONNELS D’AIDE ET DE SECOURS ENGAGES PERSONNELLEMENT PAR LES ELUS Les dépenses exceptionnelles d’assistance ou de secours engagées en cas d’urgence par le maire ou un adjoint sur leurs deniers personnels peuvent leur être remboursées par la commune sur justificatif, après délibération du conseil municipal. 6 - FRAIS DE REPRESENTATION DES MAIRES - L’indemnité pour frais de représentation est réservée aux seuls maires, aucune disposition équivalente n’existant ni pour les autres membres du conseil municipal, ni pour les élus départementaux ou régionaux. - Votée par le conseil sur les ressources ordinaires de la commune, cette indemnité ne correspond pas à un droit mais à une simple possibilité. C’est donc au conseil que revient, au vu de ces ressources, la décision d’octroyer, ou non, au maire l’indemnité pour frais de représentation. C’est également lui qui en fixe le montant. - Cette indemnité a pour objet de couvrir les dépenses supportées par le maire à l’occasion de l’exercice de ses fonctions : réceptions ou manifestations de toute nature qu’il organise ou auxquelles il participe, dans l’intérêt de la commune. Il s’agit donc de dépenses accessoires dont le montant peut varier considérablement selon les collectivités et les activités du maire. - A la différence des frais de mission, l’indemnité pour frais de représentation n’est pas un remboursement au sens strict, mais correspond plutôt à une allocation. Elle peut avoir un caractère exceptionnel et bien déterminé, et être alors votée en raison d’une circonstance particulière (congrès, manifestation culturelle ou sportive) susceptible d’être renouvelée plusieurs fois dans la même année. Elle peut également être accordée sous la forme d’une indemnité unique, fixe et annuelle, arrêtée à un chiffre déterminé forfaitairement. En pareil cas, rien n’interdit en outre que des allocations supplémentaires puissent être accordées, en sus de l’indemnité fixe, à raison de circonstances exceptionnelles. Le montant des indemnités pour frais de représentation ne devra toutefois pas excéder la somme des dépenses auxquelles les frais correspondent, sous peine de constituer un traitement déguisé. Pour éviter tout litige, il est conseillé de conserver la justification de toutes les dépenses auxquelles le maire a pu faire face. 7 - FRAIS DE DEPLACEMENT DES ELUS DEPARTEMENTAUX ET REGIONAUX - En plus de leur indemnité de fonction et du droit au remboursement des frais de mission dans le cadre des mandats spéciaux, les élus départementaux et régionaux peuvent recevoir une indemnité de déplacement et le remboursement des frais de séjour qu’ils ont engagés pour prendre part aux réunions de leur assemblée délibérante et aux séances des commissions ou organismes dont ils font partie ès-qualités. La prise en charge de ces frais est assurée de manière forfaitaire dans les conditions définies par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 précité. Les membres du conseil général et régional en situation de handicap peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour l’exercice de leur mandat. La prise en charge de ces frais spécifiques est assurée sur présentation d’un état de frais et dans la limite, par mois, du montant de la fraction représentative des frais d’emploi, définie à l’article 204-0 bis du Code général des impôts. Le remboursement de ces frais est cumulable avec les remboursements des frais de mission et des frais de transport et de séjour. - En outre, si un élu reçoit déjà, de la part d’un organisme dont il fait partie, une indemnité de déplacement, il ne saurait y avoir cumul de frais de déplacement accordés par le département ou la région d’une part, par l’organisme - si ses statuts le lui permettent - d’autre part. Références Décret n° 2005-235 du 14 mars 2005 relatif au remboursement des frais engagés par les élus locaux et modifiant le CGCT (partie réglementaire). Circulaire du 15 avril 1992 relative aux conditions d’exercice des mandats locaux (JO du 31 mai 1992) - Frais d’exécution d’un mandat spécial Art. L.2123-18 du CGCT (élus municipaux) / R.2123-22-1 Art. L.3123-19, al.2 du CGCT (élus départementaux) / R.3123-20 Art. L.4135-19, al.2 du CGCT (élus régionaux) / R.4135-20 Art. L.5211-14 du CGCT (membres des conseils de communauté de communes) Art. L.5215-16 et L.5216-4 du CGCT (membres des conseils de communauté urbaine et de communauté d’agglomération) Art. L.5211-14 du CGCT (membres des organes délibérants des EPCI) Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et arrêtés ministériels du 3 juillet 2006 (remboursement forfaitaire des frais de mission et frais de transport) - Frais de déplacement des membres du conseil municipal Art. L. 2123-18-1du CGCT / R.2123-22-1 / R.2123-22-2 / R.2123-22-3 - Frais de déplacement des membres des conseils ou comités d’EPCI Article L.5211-13 du CGCT Décret n° 2000-163 du 28 février 2000 Décret n° 2000-654 du 19 juillet 2001 Article D.5211-5 du CGCT - Frais d’aide à la personne des élus municipaux et intercommunaux - Elus non indemnisés Art. L. 2123-18-2 du CGCT (élus municipaux) Art. L. 5215-16 et L. 5216-4 du CGCT(membres des conseils de communauté urbaine et de communauté d’agglomération) - Elus ayant interrompu leur activité professionnelle pour exercer leur(s) mandat(s) Art. L. 2123-18-4 du CGCT (élus municipaux) Articles. L. 5214-8, L. 5215-16 et L. 5216-4 du CGCT (présidents et vice- présidents des conseils de communauté de communes, de communauté urbaine et de communauté d’agglomération) -Décret n°2007-808 du 11 mai 2007 - Frais exceptionnels d’aide et de secours engagés personnellement par les élus Dépenses exceptionnelles d’assistance et de secours Art. L. 2123-18-3 du CGCT (élus municipaux) - Frais de représentation des maires Art. L.2123-19 du CGCT - Frais de déplacement des élus départementaux et régionaux Art. L.3123-19 / R.3123-21 / R.3123-22 du CGCT (élus départementaux) Art. L.4135-19 / R.4135-21 / R.4135-22 du CGCT (élus régionaux) Haut de page
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